Bedrijfsarchief opslaan: wettelijke bewaarplicht en kosten
Waarom u uw bedrijfsarchief goed moet bewaren
Elke ondernemer in Nederland is wettelijk verplicht om bepaalde documenten gedurende een vastgestelde periode te bewaren. Dit geldt voor ZZP'ers, BV's, NV's, VOF's en eenmanszaken. De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug een controle uitvoeren. Kunt u de gevraagde documenten niet overleggen? Dan riskeert u een naheffing, boete of zelfs strafrechtelijke vervolging.
Toch bewaren veel ondernemers hun archief ongestructureerd: dozen op zolder, mappen in een benauwde berging, losse ordners in een vochtige kelder. Bij een controle kost het uren om het juiste document te vinden — als u het al terugvindt. Een gestructureerde archiefopslag voorkomt dit.
Welke documenten moet u bewaren?
Fiscale bewaarplicht: 7 jaar
De Belastingdienst vereist dat u de volgende documenten minimaal 7 jaar bewaart:
- Facturen (inkoop en verkoop)
- Bankafschriften en betaalbewijzen
- Kasboek en kasstukken
- Loonadministratie
- Btw-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst
- Jaarrekeningen en balansen
- Grootboekkaarten
- Contracten met leveranciers en klanten
HR- en personeelsdossiers: tot 10 jaar
Personeelsgerelateerde documenten hebben langere bewaartermijnen:
- Arbeidsovereenkomsten: 2 jaar na einde dienstverband
- Loonbelastingverklaringen: 5 jaar na einde dienstverband
- Pensioenadministratie: tot 10 jaar na beeindiging
- Ziekmeldingen en re-integratie: 2 jaar na einde dienstverband
- Functioneringsgesprekken: 2 jaar na einde dienstverband
Overige bewaartermijnen
- Notariele akten: onbeperkt bewaren (kopieën)
- Verzekeringspolissen: tot 5 jaar na beeindiging polis
- Vastgoedcontracten: tot 20 jaar na beeindiging
- Garantiebewijzen: tot einde garantieperiode
- Vergunningen: zolang de vergunning geldig is
Wat kost archiefopslag?
Bij HVS bieden wij archiefopslag vanaf € 5 per archiefbox per maand (excl. BTW). Een standaard archiefbox bevat circa 12 ordners of 2.500 losse vellen. De prijs is inclusief:
- Verwarmde en droge opslag (geen vocht, geen schimmel)
- Beveiligd met alarm — alleen geautoriseerd personeel heeft toegang
- Labeling en registratie van elke box
- Individuele dozen opvraagbaar per telefoon of e-mail
Voor grotere volumes (kantoorinventaris, meubilair, IT-apparatuur) bieden wij bedrijfsopslag vanaf € 35 per m³ per maand.
Digitalisering: van dozen naar de cloud
Fysieke opslag is veilig, maar niet altijd handig. Als u regelmatig documenten nodig heeft, is digitalisering een slimme aanvulling. Via onze digitaliseringspartner laten wij uw archief scannen en OCR-verwerken. Daarna kunt u elk document in seconden terugvinden op uw computer.
Kosten: vanaf € 15 per archiefbox. De fysieke originelen bewaren wij desgewenst als back-up in onze opslag — zo voldoet u aan de wettelijke verplichting om originele documenten te kunnen overleggen.
Ophaalservice: wij komen naar u toe
U hoeft zelf niets te sjouwen. Onze ophaalservice haalt uw archiefboxen en bedrijfsspullen op bij uw kantoor en brengt ze naar onze opslaglocatie aan de Damsluisweg 42 in Almere. Wanneer u een box nodig heeft, bellen of mailen wij en bezorgen wij deze bij u op kantoor. Doorgaans binnen 2-3 werkdagen, bij spoed sneller.
Waarom HVS voor uw bedrijfsarchief?
- Sinds 1966: bijna 60 jaar ervaring met opslag en transport
- Verwarmd en droog: constante temperatuur en luchtvochtigheid
- Beveiligd: alarm, beperkte toegang, verzekerd
- Flexibel: geen vaste contractduur, maandelijks opzegbaar
- 2.000 m³: van een paar dozen tot een complete kantoorinventaris
- Ophaalservice: wij halen op en brengen terug met onze eigen wagens
Bekijk alle details over onze bedrijfsopslag of vraag een offerte aan. Bel ons op 035-6233778 voor een vrijblijvend gesprek.
